Handgemaakte zeep verkopen: markten, winkels en online

Een stuk zeep bereikt een klant op een van vijf manieren: over je eigen tafel op een beurs of markt, via een winkel die het van je koopt, via een winkel die het in consignatie voor je verkoopt, via een onlinemarktplaats, of via je eigen website. Elke manier neemt een ander deel van de prijs en vraagt iets anders van je. Deze handleiding loopt ze langs en behandelt daarna wat geregeld moet zijn vóór de eerste verkoop, hoe je de zeep presenteert, en hoe je hem bijhoudt zodra hij gaat lopen.

Vóór de eerste verkoop

De zeep moet legaal zijn waar hij wordt verkocht

Het etiket komt overal eerst, en wat erop moet, hangt af van waar de zeep wordt verkocht; de handleiding over etiketteren loopt de VS, de EU, Groot-Brittannië en Canada langs. In de EU en Groot-Brittannië heeft elke zeep daarnaast een veiligheidsbeoordeling door een gekwalificeerde persoon nodig, een verantwoordelijke persoon en een notificatie voordat hij in de verkoop gaat; dat behandelt de handleiding over de veiligheidsbeoordeling. In Canada meldt een maker elk cosmetisch product bij Health Canada binnen 10 dagen nadat hij het voor het eerst verkoopt.

Weet hoe de zeep zich houdt

Een koper zal vragen hoe lang een stuk meegaat, en een recept dat nieuw voor je is, kan dat nog niet beantwoorden. Grosso houdt van elk nieuw recept minstens zes maanden een stuk achter en noteert hoe het veroudert voordat ze het verkoopt. Een kaartje bij elke verkoop dat zegt hoe lang de zeep goed blijft, en dat hij tussen het gebruik door moet kunnen drogen, beantwoordt de vraag voordat die gesteld wordt.

Het bedrijf registreren en belasting

Verenigd Koninkrijk. De trading allowance dekt tot £ 1.000 per jaar aan bruto-inkomsten uit handel, dus voordat er kosten van af gaan. Daarboven moet je je uiterlijk 5 oktober na het einde van het belastingjaar registreren voor Self Assessment. Registratie voor de btw (VAT) wordt verplicht zodra je belastbare omzet over de afgelopen 12 maanden boven £ 90.000 komt, of je verwacht dat dat in de komende 30 dagen gebeurt.

Verenigde Staten. Vergunningen en licenties komen van de staat, de county en de stad, en ze ‘will depend on your business activities and business location’, in de woorden van de Small Business Administration; bestemmingsplanregels kunnen gelden ‘even to home-based businesses’. Sales tax wordt per staat vastgesteld, dus vraag bij de belastingdienst van je staat na wat voor jou geldt.

Europese Unie. De regels voor btw-registratie zijn nationaal. Zodra je onlineverkopen aan consumenten in andere EU-landen boven de EU-brede drempel van 10.000 euro komen, is btw verschuldigd tegen het tarief van het land van elke klant, en met het éénloketsysteem (One Stop Shop, OSS) doe je daarvan aangifte in één land in plaats van je in elk land te registreren.

Canada. Je moet je registreren voor de GST/HST zodra je belastbare verkopen boven 30.000 Canadese dollar komen in één kalenderkwartaal of over vier opeenvolgende kwartalen, en je mag je eerder registreren als je dat wilt.

Verzekering

In het VK verplicht de wet een klein bedrijf een werkgeversaansprakelijkheidsverzekering (employers’ liability) af te sluiten zodra het iemand in dienst neemt, met een dekking van minstens £ 5 miljoen, al is alleen een familielid in dienst nemen een uitzondering. Een aansprakelijkheidsverzekering voor claims van klanten en publiek (public liability) is vrijwillig. Een productaansprakelijkheidsverzekering dekt een claim dat iets wat je verkocht schade heeft veroorzaakt, en volgens de Consumer Protection Act 1987 is de producent aansprakelijk wanneer schade wordt veroorzaakt door een gebrek in een product. Markten, beurzen en winkels kunnen een verzekering als voorwaarde stellen om je toe te laten, dus lees hun voorwaarden voordat je boekt. Beroepsverenigingen voor zeepmakers in de VS en het VK wijzen leden op verzekeringen die voor kleine makers zijn opgesteld.

Waar je verkoopt

Wat elk kanaal voor een stuk betaalt, wordt tegen de kostprijs afgezet in de handleiding over kostprijs en verkoopprijs.

Beurzen en markten

Een kraam legt de volle prijs in je hand en vertelt je, oog in oog, welke stukken mensen oppakken en weer neerleggen. Het is ook een dag van je tijd die niets oplevert als het regent, en daarom hoort het standgeld bij de overheadkosten: verdeel het over de stukken die je daar verwacht te verkopen, en een markt waar je twintig stukken verkoopt, draagt zijn standgeld heel anders dan een markt waar je er tweehonderd verkoopt. Veel evenementen nemen daarnaast, of in plaats daarvan, een percentage van je verkopen, zoals Alicia Grosso merkte: bazaars op kantoren en in kerken vragen vaak geen tafelgeld maar wel een deel voor een goed doel, en ambachtsmarkten willen een aanmelding en een aanbetaling, en sommige hebben een jury. Een percentage gaat van elk stuk af, net als pinkosten, dus het hoort in de prijs in plaats van in de overheadkosten. Leg van elke geur een testerstuk neer om aan te ruiken, zodat de verkoopvoorraad onaangeraakt blijft.

Grosso zet een nieuwe kraam een paar dagen voor het evenement thuis op, tekent de opstelling uit en oefent het inpakken, en houdt de voorraad binnen tot ze vertrekt. Ze neemt naar elk evenement een voorraadlijst mee, met kolommen voor de prijs van elk product, beginvoorraad, ruil, goed doel, beschadigd, krimp (alles wat zoek is geraakt), eindvoorraad, aantal verkocht en opbrengst, en controleert aan het eind het contante geld, min het wisselgeld, aan die lijst.

Onverpakte stukken hebben ergens hun etiket nodig. In Groot-Brittannië geldt voor cosmetische producten die niet voorverpakt zijn dat de vermeldingen ‘must appear on the container in which the product is exposed for supply or on a notice in immediate proximity to that container’ (Cosmetic Products Enforcement Regulations 2013, regulation 5(1)), dus een kist met onverpakte stukken kan het hele etiket op een kaartje ernaast dragen. In de EU mag de ingrediëntenlijst van zeep op een opschrift vlak bij de recipiënt staan waarin de zeep ter verkoop wordt aangeboden (artikel 19, lid 3, van Verordening 1223/2009), en elk land regelt de rest voor producten die niet voorverpakt zijn.

Consignatie

De winkel zet je zeep in het schap en betaalt je als een stuk verkocht is, met inhouding van een commissie. Tot dan blijven de stukken van jou, en het risico ook: stukken die slecht lopen, beschadiging, diefstal, en stukken die gehavend uit de winkel terugkomen. Leg het schriftelijk vast voordat je iets overdraagt: de commissie, de consumentenprijs, hoe vaak de winkel verkopen meldt en betaalt, wie verlies of schade draagt, en wanneer onverkochte voorraad terugkomt. Noteer welke batches in welke winkel liggen, zodat een terugroepactie ze kan bereiken.

Groothandel

De winkel koopt de stukken direct tegen je groothandelsprijs en stelt zijn eigen consumentenprijs vast. Je wordt voor de bestelling betaald, of die nu verkoopt of niet, en dat is het aantrekkelijke; de prijs is lager, en dat is het addertje. Reken uit of je kostprijs het toelaat voordat je een prijs noemt, want een groothandelsprijs die de oliën dekt maar niet je tijd, kost je geld op elk stuk dat je verstuurt. Stel een minimale bestelling en je betalingsvoorwaarden vast, en zet ze op een groothandelsprijslijst.

Elke groothandelsfactuur hoort de winkel te noemen en de batchnummers die hij ontving. De conceptrichtlijn van de FDA over goede productiepraktijken voor cosmetica vraagt om distributiegegevens ‘identifying the consignee, the product, and the lot or control number’, en dat zijn de gegevens waarmee een terugroepactie elk schap bereikt waar je zeep ligt. De handleiding over batchverslagen behandelt de rest.

Onlinemarktplaatsen

Een marktplaats brengt kopers die je op een markt nooit zou ontmoeten, tegen kosten op elke verkoop. Etsy eist bijvoorbeeld dat ‘everything listed for sale on Etsy must be made, designed, handpicked, or sourced by a seller’, en rekent plaatsingskosten van 0,20 Amerikaanse dollar voor elk geplaatst artikel, transactiekosten van 6,5 % van de prijs plus wat je rekent voor verzending en cadeauverpakking, en kosten voor betalingsverwerking die per land verschillen. Het verkopersbeleid legt ook de wet bij jou: door een artikel te plaatsen ben je ‘responsible for complying with all applicable laws and regulations in connection with the products you list for sale, including any required labels and warnings’.

Wat claims betreft, hoort de advertentie bij het etiket. In de VS leidt de FDA het beoogde gebruik van een product af uit ‘claims stated on the product labeling, in advertising, on the Internet, or in other promotional materials’, dus een productbeschrijving die zegt dat een stuk zeep acne verhelpt of kiemen doodt, maakt er net zo goed een geneesmiddel van als de wikkel zou doen. Zet de ingrediëntenlijst en het nettogewicht in de advertentie, tot en met de olie waarin een kleurstof is gedispergeerd: Anne-Marie Faiola vermeldt elke basisolie, voor kopers met een notenallergie. Beschrijf de zeep zoals het etiket dat doet.

Wie op afstand verkoopt aan consumenten in het VK of de EU, geeft hun een herroepingsrecht: 14 dagen vanaf de dag dat de goederen aankomen. Er is een uitzondering voor ‘sealed goods which are not suitable for return due to health protection or hygiene reasons’, zodra de verzegeling na levering is verbroken. Wil je je daarop beroepen voor verpakte zeep, zeg dat dan duidelijk in je voorwaarden vóór de verkoop; een onverpakt stuk is volgens geen enkele lezing verzegeld.

Zeep is zwaar voor zijn formaat. Weeg een ingepakt pakket voordat je verzendkosten vaststelt, en bedenk dat de transactiekosten bij Etsy ook over de verzending gelden.

Je eigen website

Een eigen webwinkel houdt meer van elke verkoop over en geeft je je eigen klantenlijst, tegen de prijs dat je elke bezoeker zelf moet binnenhalen. Dezelfde regels volgen de zeep daarheen: de claims in de advertentie, de ingrediëntenlijst, het herroepingsrecht. Met het Business-abonnement downloadt de productenpagina, die de kostprijs en marge van elk product uit het recept berekent, je catalogus in het formaat dat Shopify importeert.

Verpakking en presentatie

Kies de verpakking na het etiket, want de verpakking moet het etiket dragen. Een papieren banderol om het midden laat de zeep zien en draagt de vermeldingen op de achterkant; een doosje heeft ruimte voor alles en kost meer per stuk. Wat je ook kiest, reken het per stuk: in het voorbeeld uit de handleiding over de kostprijs is de verpakking 13,5 % van wat een stuk kost.

Verpak stukken pas als ze gerijpt zijn, en weeg ze dan. Het nettogewicht op het etiket moet kloppen voor het stuk zoals het verpakt is, en een stuk dat bij het snijden is gewogen, moet nog water verliezen; de handleiding over rijpen behandelt hoe lang dat duurt. Snijd stukken op een gelijke maat, waarbij de handleiding over snijden helpt, zodat hetzelfde gewicht voor elk stuk geldt.

Bestel bedrukte verpakking in bescheiden oplagen. Een etiket verandert als een recept verandert, als een leverancier de allergenenverklaring van een geur verandert, en als de wet verandert: elk EU-etiket van een geparfumeerde zeep die vanaf 1 augustus 2026 voor het eerst in de handel werd gebracht, moest rekening houden met 57 extra geurallergenen.

Foto’s die zeep verkopen

Online doet de foto het werk dat de kraam op de markt doet: het is de enige blik op de zeep die een koper krijgt voordat hij betaalt. Voor een goede foto heb je eerder daglicht nodig dan apparatuur.

Licht van een raam aan de ene kant en een wit karton aan de andere: meer studio heeft een zeepfoto niet nodig.

• Licht. Een raam zonder direct zonlicht aan één kant van de zeep, en een vel wit karton aan de andere kant om de schaduwen op te lichten.
• De opname. Eén heel stuk, en een dat het snijvlak laat zien, waar een swirl of een laag zit. Een tweede stuk of een lepel in beeld vertelt de koper hoe groot het is.
• Kleur. Stel de witbalans zo in dat een wit karton wit oogt, en laat de kleur verder zoals hij is. Het stuk dat aankomt, moet eruitzien als dat op de foto.
• Eenheid. Dezelfde achtergrond en dezelfde hoek voor het hele assortiment laten een winkelpagina eruitzien als het werk van één maker.
• Het etiket. Eén foto van het etiket, leesbaar, zodat kopers de ingrediënten kunnen lezen voordat ze kopen.

Fotografeer ook elke batch. Sommige kleurstoffen verschuiven of verbleken in zeep, en geuren met vanilline kleuren een stuk in de weken na het gieten bruin, dus een foto in het batchlogboek legt vast hoe een batch eruitzag toen hij werd vrijgegeven. Het Maker-abonnement bewaart foto’s bij elke batch.

Voorraad, eindproducten en verkopen

Verkopen voegt drie dingen toe om bij te houden: grondstoffen, rijpende stukken, en stukken die klaar of verkocht zijn. De vragen zijn eenvoudig, en een tijdlang kan een notitieboekje ze beantwoorden. Wat raakt op voor de volgende markt? Wat is op welke dag klaar? Welk kanaal verkocht wat vorige maand? Welke winkels hebben stukken uit welke batch?

Leg elke verkoop vast met zijn kanaal, en houd cadeaus, monsters en verliezen apart van verkopen, zodat de cijfers laten zien welke kanalen iets opleveren. Verkoop de oudste klare stukken eerst. En zet de winkel of klant op elke groothandelsbestelling en elk verstuurd pakket, want dat zijn de verkopen die een terugroepactie moet terugvinden.

Op de site brengt het Business-abonnement dit samen. Voorraad, al beschikbaar vanaf het Maker-abonnement, waarschuwt als een ingrediënt of een doosje bijna op is, en een batch die je vastlegt vanuit de loogcalculator of het batchlogboek boekt af wat hij gebruikte, ook de verpakking; met Business houdt elke levering het partijnummer van de leverancier. Eindproducten volgt de stukken die elke batch opleverde, van rijpen via klaar tot verkocht, met elke verkoop per kanaal. Producten berekent wat één exemplaar van elk kost en de marge op je consumenten- en groothandelsprijzen, en maakt de Shopify-catalogus en de groothandelsprijslijst. Rapporten tellen alles per maand op, en een afdrukbaar marktkaartje voor je kraam heeft een QR-code die je pagina op de site opent. De prijspagina zet op een rij wat elk abonnement bevat; de kostprijscalculator en de etiketmaker zijn gratis.