Batchverslag en GMP voor zeep: batchnummers, partijen en traceerbaarheid

Een schrift met wat je gemaakt hebt, is een begin. Het verschil tussen een schrift en een batchverslag is of het weken of jaren later drie vragen kan beantwoorden zonder giswerk: wat er in dit stuk zeep zit, hoe het gemaakt is en waar de rest van de batch naartoe ging. Deze handleiding behandelt wat je opschrijft, hoe je batches nummert, hoe je de partij van een leverancier tot bij je klanten volgt, en wat de regels over goede productiepraktijken van een kleine werkplaats vragen.

Waarom je gegevens bijhoudt

Een terugroepactie. Een leverancier schrijft dat een partij kokosolie verontreinigd was, of een klant meldt een reactie. De vragen zijn in beide gevallen dezelfde: welke batches gebruikten die partij, en wie kocht er stukken zeep uit? De conceptrichtlijn van de FDA over goede productiepraktijken voor cosmetica zegt het duidelijk: gegevens moeten ‘adequate to conduct an effective recall’ zijn, en ‘initial distribution records identifying the consignee, the product, and the lot or control number should be retained’.

Een klacht. De batchcode op het stuk zeep leidt naar het verslag: welke partij geur erin ging, wat de loogoplossing woog, wat de controle op vrij alkali liet zien, of er die dag iets misging. Zonder verslag kun je niet zeggen wat er in het stuk zeep zat waar een klant naar vraagt. Waar de zeep een cosmetisch product is, moeten sommige reacties aan de autoriteiten worden gemeld, zoals het deel over klachten hieronder uitlegt.

Het papierwerk van de wet. In de EU en Groot-Brittannië heeft elke zeep een productinformatiedossier, en dat moet ‘a description of the method of manufacturing and a statement on compliance with good manufacturing practice’ bevatten (artikel 11 van Verordening 1223/2009). De batchverslagen zijn het bewijs achter die verklaring.

En je eigen zeepmaken. De geur die twee batches achter elkaar liet vastlopen, de reuzel van de nieuwe leverancier die sneller naar trace ging: zulke patronen zie je alleen over meerdere verslagen heen. De handleiding over problemen oplossen begint bij dezelfde vragen.

Wat de regels vragen, markt per markt

De teksten staan onder Bronnen. In de VS wordt een zeep een cosmetisch product met een cosmetische claim op het etiket; de handleiding over etiketteren legt uit waar die grens ligt.

In de VS betekent ‘klein bedrijf’ onder MoCRA een gemiddelde bruto jaaromzet in cosmetica in de VS van minder dan 1 miljoen dollar over de voorgaande drie jaar, gecorrigeerd voor inflatie, tenzij het bedrijf bepaalde producten maakt, zoals producten die rond het oog worden gebruikt. Tot de eigen regels van de FDA er zijn, zet haar conceptrichtlijn uit 2013 uiteen wat de FDA verwacht, en daar komt de meeste specifieke formulering in deze handleiding vandaan. Het is een concept met niet-bindende aanbevelingen, en voor echte zeep is het goede praktijk, geen eis van de FDA.

Wat een batchverslag bevat

De conceptrichtlijn van de FDA somt op wat een batchproductieverslag moet bevatten: ‘all ingredients (name, code, lot number, quantity, etc.) added to the batch’, ‘all production steps’, ‘in-process sampling, controlling, and adjusting steps’, de ‘batch and finished product lot or control numbers’ en ‘the finished products control status - accepted or rejected’. Voor een batch koudproceszeep komt dat neer op vijf onderdelen.

De onderdelen van het afdrukbare batchverslag van de site, die de koppen van de conceptrichtlijn van de FDA volgen.

Het paar kolommen voor gepland en gewogen is het deel dat je klanten beschermt. Een loogfout begint bij de weegschaal, en het verslag laat je twee keer kijken.

De handleiding over de pH van zeep behandelt de controle op vrij alkali, en waarom wij de zaptest weglaten; de handleiding over rijpen legt uit waarom stukken zeep pas na het rijpen worden vrijgegeven.

Batchcodes

De batchcode, of het batchnummer, is de korte verwijzing op het etiket van elk stuk zeep die terugleidt naar het verslag. De EU eist ‘the batch number of manufacture or the reference for identifying the cosmetic product’ op het etiket (artikel 19, lid 1, onder e), en de conceptrichtlijn van de FDA vraagt dat verpakkingen van eindproducten ‘bear permanent meaningful, unique lot or control numbers and you have a coding system that corresponds to these numbers’.

Makers nummeren hun batches al op hun eigen manier, en elk systeem werkt als het zich aan drie regels houdt.

1. Uniek. Twee batches mogen nooit dezelfde code hebben, ook niet twee die op dezelfde dag zijn gemaakt.
2. Nooit opnieuw gebruikt. De code van een verwijderde batch kan nog op stukken zeep in een winkel staan, en als je hem aan een nieuwe batch geeft, horen twee verschillende zepen bij één nummer. Het batchlogboek geeft altijd de volgende code na de hoogste die ooit is gebruikt, en vult nooit een gat op.
3. Op alles. Het etiket, het droogrek terwijl de stukken zeep rijpen, het verslag en de verkoopgegevens bij elke bestelling van een winkel.

Het batchlogboek nummert batches volgens een patroon dat je zelf kiest. Tokens staan voor de delen die veranderen, en de volgnummering telt binnen wat de rest van de code zegt: met de datum in de code begint de letter elke dag weer bij A; met alleen het jaar begint het nummer elke januari opnieuw.

Codes berekend met de eigen nummering van het batchlogboek, voor batches gemaakt op 23 september 2026. {JJJ} is de dag van het jaar, 001 tot 366.

Partijen van leveranciers en traceerbaarheid

Elk vat olie, elke zak loog en elke fles geur die je leveranciers sturen, draagt hun eigen partij- of batchnummer, op de verpakking of op het analysecertificaat. Schrijf het op als de levering binnenkomt, en schrijf het op de verpakking als het etiket van de leverancier je opslagruimte niet zal overleven. De conceptrichtlijn van de FDA vraagt dat grondstoffen ‘held in closed containers and stored off the floor’ worden en ‘labeled with the identity, lot number, and control status (release or quarantine)’.

Traceerbaarheid is dan één stap terug en één stap vooruit. Van een stuk zeep in de hand van een klant terug, via de batchcode, naar het verslag en de partijen van leveranciers die erin gingen. Van de partij van een leverancier vooruit naar elke batch waarin die partij is gebruikt, en elke winkel of klant die uit die batches kocht. De tweede richting is de moeilijkere, omdat verkopen op een markt anoniem zijn. Die kopers hoeven niet met naam te worden vastgelegd, maar winkels, groothandelskopers en verzonden bestellingen kunnen dat wel, en dat zijn de verkopen die een terugroepactie moet bereiken.

Als een batch wordt vastgelegd en je niet hebt aangegeven uit welke verpakking die kwam, gaat de voorraadadministratie van de site ervan uit dat de oudste levering die nog op de plank staat het eerst is gebruikt, zoals voorraad normaal wordt doorgeschoven; noem je de partij, dan gaat die in plaats daarvan voor. Bewaar de papieren van elke partij erbij: de specificatie of het analysecertificaat van de leverancier, het veiligheidsinformatieblad, en voor een geur het IFRA-certificaat en de allergenenverklaring, waarvan de getallen bij een etherische olie van partij tot partij kunnen verschillen.

Goede productiepraktijken in een kleine werkplaats

ISO 22716 geeft richtlijnen ‘for the production, control, storage and shipment of cosmetic products’, en behandelt hun kwaliteit, niet de veiligheid van het personeel of het milieu. De hoofdstukken lopen van personeel, gebouwen en apparatuur, via grondstoffen, productie en eindproducten, tot afwijkingen, klachten en terugroepacties, wijzigingsbeheer, interne audit en documentatie. Een maker aan de keukentafel die de norm leest, vindt delen, zoals het laboratorium voor kwaliteitscontrole en uitbesteding, die niet voor hem gelden. De ideeën laten zich goed naar klein formaat vertalen, en de conceptrichtlijn van de FDA bestrijkt hetzelfde terrein in eenvoudiger woorden.

• De ruimte. Schoon en ordelijk, met oppervlakken die je kunt afnemen, en het zeepmaken gescheiden van voedsel: de handleiding over gereedschap behandelt hoe je zeepgereedschap gescheiden houdt van keukengerei. De FDA vraagt om ‘floors, walls, and ceilings constructed of smooth, easily cleanable surfaces’.
• De weegschaal. Apparatuur moet ‘of suitable size and accuracy for measuring, mixing, and weighing operations’ zijn en ‘calibrated regularly or checked according to an SOP with results documented’. Voor een maker betekent dat: de weegschaal controleren met een bekend gewicht, zoals een kalibratiegewicht, met een vaste tussenpoos die je zelf kiest, en de aflezing opschrijven.
• De grondstoffen. Gesloten, voorzien van een etiket, van de vloer, met het partijnummer op elke verpakking, en de oudste eerst gebruikt.
• Het maken. Een geschreven recept dat wordt gevolgd zoals het geschreven is; elke bak voorzien van een etiket, vooral de loogoplossing; het verslag gaandeweg ingevuld.
• De afgewerkte stukken zeep. Rijpende stukken zeep staan in quarantaine tot je ze vrijgeeft. Bewaar van elke batch één monster tot de minimale houdbaarheidsdatum verstreken is: de conceptrichtlijn van de FDA vraagt dat monsters van goedgekeurde batches eindproduct ‘retained for an adequate time period’ worden.
• Wijzigingen. Een gewijzigd recept is een nieuwe versie, en een batch houdt het recept waarmee hij gemaakt is. In het batchlogboek herschrijft een latere wijziging van een recept nooit de batches die er al mee gemaakt zijn.

Klachten, reacties en terugroepacties

Leg elke klacht vast met de batchcode, wat er gebeurde en wat je deed, hoe klein het ook lijkt. Bij een klacht over een reactie somt de conceptrichtlijn van de FDA op wat je vastlegt: de aard en de ernst van het letsel, het lichaamsdeel, het product en de codenummers, of er medische hulp is gezocht, en hoe het afliep.

Sommige reacties moeten ook gemeld worden. In de EU en Groot-Brittannië melden de verantwoordelijke persoon en de distributeurs ernstige ongewenste bijwerkingen ‘without delay’ aan de nationale autoriteit (artikel 23). In de VS meldt de verantwoordelijke persoon van een cosmetisch product een ernstig ongewenst voorval binnen 15 werkdagen aan de FDA, en bewaart die de gegevens van elke melding van een ongewenst voorval zes jaar, of drie voor een klein bedrijf. Echte zeep valt buiten de regels van de FDA, maar hetzelfde verslag komt je toch van pas.

Een terugroepactie draait op de gegevens die hierboven zijn beschreven: zoek de partij, maak een lijst van de batches die haar gebruikten, maak een lijst van de winkels en klanten die die batches kregen, neem contact met ze op, en houd wat terugkomt gescheiden van verkoopbare voorraad tot je hebt besloten wat je ermee doet. De richtlijn van de FDA vraagt dat teruggeroepen producten ‘identified and stored separately in a secure area’ worden.

Hoe lang je gegevens bewaart

De teksten noemen twee termijnen. In de EU en Groot-Brittannië wordt het productinformatiedossier bewaard tot tien jaar nadat de laatste batch van het product in de handel is gebracht. In de VS worden gegevens over meldingen van ongewenste voorvallen bij een cosmetisch product zes jaar bewaard, of drie voor een klein bedrijf. Bewaar de batchverslagen zelf minstens tot elk stuk zeep uit de batch over de minimale houdbaarheidsdatum heen is, en in de EU en Groot-Brittannië zolang als het productinformatiedossier waarvan ze de verklaring over goede productiepraktijken onderbouwen.

Het batchlogboek, partijen traceren en het afdrukbare verslag

De hulpmiddelen van de site zijn rond hetzelfde verslag gebouwd.

• Deze batch vastleggen, in de loogcalculator, legt een batch vast met een momentopname van het recept zoals het gemaakt is, en geeft die batch de volgende code in je systeem.
• Het batchlogboek bewaart van elke batch de temperaturen, de trace, de gelfase, het resultaat en de rijpdatum. Het gratis abonnement bewaart tot 10 batches; het Maker-abonnement bewaart elke batch, met wegingen tijdens het rijpen, foto’s, etiketten voor het droogrek en QR-codes.
• Met het Maker-abonnement doet de voorraad mee: voordat een batch wordt vastgelegd, zie je wat die van je planken zal halen, de dozen en etiketten samen met de ingrediënten, en het vastleggen haalt ze eraf. Met het Business-abonnement houdt elke levering de partij van de leverancier bij zich, en een zoekopdracht naar een partij toont elke levering van die partij en elke batch waarin ze is gebruikt. Noteer de klant bij een winkelbestelling in eindproducten, en dezelfde zoekopdracht vertelt je wie je moet bellen.
• Ook met het Business-abonnement bevat het afdrukbare batchverslag de geplande gewichten uit de berekening, de INCI-namen en bij elk ingrediënt de partij van de leverancier, met lege kolommen voor wat je hebt gewogen en afgevinkt. Een QR-code naast de batchcode opent de batch in het logboek, en de voettekst zegt wat de pagina is: een verslag om in te vullen en te bewaren, geen certificaat.

De prijspagina laat zien wat elk abonnement bevat. De gegevens die ze opleveren, voeden de etikettering en, in de EU en Groot-Brittannië, het productinformatiedossier dat de handleiding over de veiligheidsbeoordeling beschrijft.