Fiches de lot, numéros de lot et bonnes pratiques de fabrication (BPF)

Un carnet de ce que vous avez fabriqué est un début. Ce qui distingue un carnet d’une fiche de lot, c’est sa capacité à répondre à trois questions, des semaines ou des années plus tard, sans rien deviner : ce qu’il y a dans ce savon, comment il a été fait, et où est parti le reste de la fournée. Ce guide explique quoi noter, comment numéroter les fournées, comment suivre le lot d’un fournisseur jusqu’à vos clients, et ce que les règles de bonnes pratiques de fabrication demandent à un petit atelier.

Pourquoi tenir des fiches

Un rappel. Un fournisseur vous écrit qu’un lot d’huile de coco était contaminé, ou un client signale une réaction. Les questions sont les mêmes dans les deux cas : quelles fournées ont utilisé ce lot, et qui a acheté des savons de ces fournées. Le projet de guide de la FDA sur les bonnes pratiques de fabrication des cosmétiques le dit simplement : les fiches doivent être « adequate to conduct an effective recall », et « initial distribution records identifying the consignee, the product, and the lot or control number should be retained ».

Une réclamation. Le numéro de lot sur le savon mène à la fiche : quel lot de parfum est entré, ce que pesait la solution de soude, ce qu’a montré le contrôle de l’alcali libre, si quelque chose a mal tourné ce jour-là. Sans elle, vous ne pouvez pas dire ce que contenait le savon dont un client vous parle. Lorsque le savon est un cosmétique, certaines réactions doivent être signalées aux autorités, comme l’explique plus bas la section sur les réclamations.

Les papiers qu’exige la loi. Dans l’UE et en Grande-Bretagne, chaque savon a un dossier d’information sur le produit, qui doit contenir « a description of the method of manufacturing and a statement on compliance with good manufacturing practice » (article 11 du règlement 1223/2009). Les fiches de lot sont la preuve qui étaye cette déclaration.

Et votre propre savonnerie. Le parfum qui a fait prendre en masse deux fournées de suite, le saindoux du nouveau fournisseur qui traçait plus vite : ce genre de constat n’apparaît qu’en comparant les fiches. Le guide de dépannage part des mêmes questions.

Ce que demandent les règles, marché par marché

Les textes figurent dans les sources. Aux États-Unis, un savon devient un cosmétique dès que son étiquette porte une allégation cosmétique ; le guide de l’étiquetage explique où passe cette limite.

Aux États-Unis, une « petite entreprise » au sens de MoCRA est une entreprise dont les ventes brutes annuelles moyennes de cosmétiques aux États-Unis sur les trois années précédentes sont inférieures à 1 million de dollars, montant ajusté selon l’inflation, sauf si elle fabrique certains produits, comme ceux qui s’utilisent autour des yeux. En attendant les règles de la FDA, son projet de guide de 2013 expose ce qu’elle attend, et c’est de lui que vient l’essentiel des formulations précises de ce guide. C’est un projet de recommandations non contraignantes, et pour un vrai savon, il relève des bonnes pratiques plutôt que d’une demande de la FDA.

Ce que contient une fiche de lot

Le projet de guide de la FDA énumère ce que doit contenir une fiche de fabrication de lot : « all ingredients (name, code, lot number, quantity, etc.) added to the batch », « all production steps », « in-process sampling, controlling, and adjusting steps », les « batch and finished product lot or control numbers », et « the finished products control status - accepted or rejected ». Pour une fournée de savon saponifié à froid, cela fait cinq rubriques.

Les rubriques de la fiche de lot imprimable du site, qui suivent les intitulés du projet de guide de la FDA.

La paire de colonnes, prévu et pesé, est la partie qui protège vos clients. Une erreur de soude commence sur la balance, et la fiche vous oblige à regarder deux fois.

Le guide du pH du savon traite du contrôle de l’alcali libre, et explique pourquoi nous écartons le test de la langue ; le guide de la cure explique pourquoi les savons ne sont libérés qu’après une cure.

Les numéros de lot

Le numéro de lot est la courte référence imprimée sur l’étiquette de chaque savon qui ramène à sa fiche. L’UE exige sur l’étiquette « the batch number of manufacture or the reference for identifying the cosmetic product » (article 19, paragraphe 1, point e), et le projet de guide de la FDA demande que les emballages de produits finis « bear permanent meaningful, unique lot or control numbers and you have a coding system that corresponds to these numbers ».

Les savonniers numérotent déjà leurs fournées à leur façon, et n’importe quel système fonctionne s’il respecte trois règles.

1. Unique. Deux fournées ne doivent jamais partager un numéro, y compris deux fournées faites le même jour.
2. Jamais réutilisé. Le numéro d’une fournée supprimée peut encore figurer sur des savons en boutique, et le donner à une nouvelle fournée ferait répondre deux savons différents au même numéro. Le journal de fournées donne toujours le numéro qui suit le plus élevé jamais utilisé, et ne comble jamais un trou.
3. Partout. Sur l’étiquette, sur la grille pendant la cure, sur la fiche, et sur le relevé de vente de toute commande d’une boutique.

Le journal de fournées numérote les fournées selon un modèle que vous choisissez. Des marqueurs représentent les parties qui changent, et la séquence compte à l’intérieur de ce que dit le reste du numéro : avec la date dans le numéro, la lettre repart à A chaque jour ; avec seulement l’année, le nombre repart chaque mois de janvier.

Numéros calculés par la numérotation du journal de fournées lui-même, pour des fournées faites le 23 septembre 2026. {JJJ} est le jour de l’année, de 001 à 366.

Lots fournisseurs et traçabilité

Chaque fût d’huile, sac de soude et flacon de parfum que vous envoient vos fournisseurs porte leur propre numéro de lot, sur le contenant ou sur son certificat d’analyse. Notez-le à l’arrivée de la livraison, et écrivez-le sur le contenant si l’étiquette du fournisseur ne doit pas survivre à votre réserve. Le projet de guide de la FDA demande que les matières premières soient « held in closed containers and stored off the floor » et « labeled with the identity, lot number, and control status (release or quarantine) ».

La traçabilité, c’est alors un pas en arrière et un pas en avant. D’un savon dans la main d’un client, en remontant par son numéro de lot jusqu’à la fiche et aux lots fournisseurs qu’il a utilisés. D’un lot fournisseur, en descendant vers chaque fournée qui l’a utilisé et chaque boutique ou client qui a acheté dans ces fournées. Le second sens est le plus difficile, parce que les ventes sur un marché sont anonymes. Elles n’ont pas besoin d’être nominatives, mais les boutiques, les acheteurs en gros et les commandes expédiées peuvent l’être, et ce sont les ventes qu’un rappel doit atteindre.

Quand une fournée est enregistrée sans que vous ayez indiqué de quel contenant elle vient, le registre des stocks du site suppose que la plus ancienne livraison encore en rayon est partie la première, ce qui est la rotation normale des stocks ; indiquez le lot, et c’est lui qui passe en premier. Gardez avec chaque lot ses documents : la spécification ou le certificat d’analyse du fournisseur, la fiche de données de sécurité et, pour un parfum, le certificat IFRA et la déclaration d’allergènes, dont les chiffres peuvent changer d’un lot à l’autre d’une huile essentielle.

Les bonnes pratiques de fabrication dans un petit atelier

L’ISO 22716 donne des lignes directrices « for the production, control, storage and shipment of cosmetic products », qui portent sur leur qualité plutôt que sur la sécurité du personnel ou l’environnement. Ses chapitres vont du personnel, des locaux et des équipements, en passant par les matières premières, la production et les produits finis, jusqu’aux écarts, aux réclamations et aux rappels, à la maîtrise des modifications, à l’audit interne et à la documentation. Un savonnier qui travaille sur sa table de cuisine y trouvera des parties qui ne le concernent pas, comme le laboratoire de contrôle qualité et la sous-traitance. Les idées se transposent bien à petite échelle, et le projet de guide de la FDA couvre le même terrain en termes plus simples.

• L’espace. Propre et rangé, avec des surfaces lavables, et la savonnerie tenue à l’écart des aliments : le guide du matériel explique comment garder les ustensiles de savonnerie séparés de ceux de la cuisine. La FDA demande des « floors, walls, and ceilings constructed of smooth, easily cleanable surfaces ».
• La balance. Le matériel doit être « of suitable size and accuracy for measuring, mixing, and weighing operations » et « calibrated regularly or checked according to an SOP with results documented ». Pour un savonnier, cela veut dire vérifier la balance avec un poids connu, comme un poids d’étalonnage, à un intervalle régulier que vous fixez vous-même, et noter la lecture.
• Les matières premières. Fermées, étiquetées, posées hors du sol, avec le numéro de lot sur chacune, et les plus anciennes utilisées en premier.
• La fabrication. Une recette écrite, suivie telle qu’elle est écrite ; chaque récipient étiqueté, à commencer par la solution de soude ; la fiche remplie au fur et à mesure.
• Les savons finis. Les savons en cure sont en quarantaine jusqu’à ce que vous les libériez. Gardez un savon témoin de chaque fournée jusqu’à ce que sa date de durabilité minimale soit passée : le projet de guide de la FDA demande que des échantillons des lots de produits finis approuvés soient « retained for an adequate time period ».
• Les modifications. Une recette modifiée est une nouvelle version, et une fournée garde la recette d’après laquelle elle a été faite. Dans le journal de fournées, modifier une recette après coup ne réécrit jamais les fournées déjà faites avec elle.

Réclamations, réactions et rappels

Notez chaque réclamation avec le numéro de lot, ce qui s’est passé et ce que vous avez fait, aussi minime qu’elle paraisse. Pour une réclamation portant sur une réaction, le projet de guide de la FDA énumère ce qu’il faut consigner : la nature et la gravité de la lésion, la partie du corps, le produit et les numéros de code, si un traitement médical a été demandé, et comment cela s’est résolu.

Certaines réactions doivent aussi être signalées. Dans l’UE et en Grande-Bretagne, la personne responsable et les distributeurs notifient les effets indésirables graves à l’autorité nationale « without delay » (article 23). Aux États-Unis, la personne responsable d’un cosmétique signale à la FDA tout événement indésirable grave dans les 15 jours ouvrables, et conserve le dossier de chaque signalement d’événement indésirable pendant six ans, ou trois pour une petite entreprise. Un vrai savon échappe aux règles de la FDA, mais la même fiche vous sert de toute façon.

Un rappel s’appuie sur les fiches décrites plus haut : retrouver le lot, lister les fournées qui l’ont utilisé, lister les boutiques et les clients qui ont eu ces fournées, les contacter, et garder ce qui revient à l’écart du stock vendable jusqu’à ce que vous ayez décidé quoi en faire. Le guide de la FDA demande que les produits rappelés soient « identified and stored separately in a secure area ».

Combien de temps conserver les fiches

Les textes fixent deux durées. Dans l’UE et en Grande-Bretagne, le dossier d’information sur le produit est conservé dix ans après la mise sur le marché du dernier lot du produit. Aux États-Unis, les dossiers des signalements d’événements indésirables concernant un cosmétique sont conservés six ans, ou trois pour une petite entreprise. Quant aux fiches de lot elles-mêmes, gardez chacune au moins jusqu’à ce que chaque savon de la fournée ait dépassé sa date de durabilité minimale et, dans l’UE et en Grande-Bretagne, aussi longtemps que le dossier d’information sur le produit dont elles étayent la déclaration de bonnes pratiques de fabrication.

Le journal de fournées, la traçabilité des lots et la fiche imprimable

Les outils du site sont construits autour de cette même fiche.

• Enregistrer cette fournée, dans le calculateur de soude, enregistre une fournée avec un instantané de la recette telle que fabriquée, et lui donne le numéro suivant de votre système.
• Le journal de fournées garde pour chaque fournée ses températures, sa trace, son gel, son résultat et sa date de fin de cure. La formule gratuite garde jusqu’à 10 fournées ; la formule Maker les garde toutes, avec les pesées de cure, les photos, les étiquettes de cure et les codes QR.
• Avec la formule Maker, les stocks entrent en jeu : avant d’enregistrer une fournée, vous voyez ce qu’elle va prendre sur vos étagères, ses boîtes et ses étiquettes avec ses ingrédients, et l’enregistrer les prend. Avec la formule Business, chaque livraison garde son lot fournisseur, et une recherche par lot liste chaque livraison d’un lot et chaque fournée où il est entré. Indiquez le client d’une commande de boutique dans les produits finis, et la même recherche vous dit qui appeler.
• Toujours avec la formule Business, la fiche de lot imprimable porte les poids prévus calculés par le moteur, les noms INCI, et le lot fournisseur de chaque ingrédient à côté, avec des colonnes laissées vides pour ce que vous avez pesé et coché. Un code QR à côté du numéro de lot ouvre la fournée dans le journal, et le pied de page dit ce qu’est la page : une fiche à remplir et à conserver, pas un certificat.

La page des tarifs détaille ce que comprend chaque formule. Les fiches qu’elles produisent alimentent l’étiquetage et, dans l’UE et en Grande-Bretagne, le dossier d’information sur le produit décrit dans le guide de l’évaluation de la sécurité.